박람회 출품 준비 A to Z , 그 첫번째
회사를 이직하면서 매년 박람회를 참 많이도 다녔다.
의료박람회, IT박람회, 임신육아박람회 등 ,,
참관은 여기저기 다녔지만 출품은 코엑스, 대구엑스코 두군데 해봤는데 박람회장은 시스템이 다 비슷한 듯 하다.
학회, 컨퍼런스 부스 출품은 안해봐서 잘 모르겠지만?
생각보다 많은 대표님들, 직원분들이 박람회 출품을 어렵고 부담스럽게 생각하시더라.
그래서 오늘은 출품이 처음이신 분들을 위한 글을 써보겠다.
글이 좀 긴데, 요약만 보실분들은 글 가장 아래로 내려가세요.
01. 일정 파악하기
먼저 우리회사가 출품할 박람회 일정을 미리 파악해두는게 좋다. 박람회는 몇달전부터 준비해야하기 때문 .. !
나의 경우 연초에 그 해 스케쥴을 리스트화 해두거나, 연말에 다음해 스케쥴을 리스트화 해두는 편이다.
어차피 박람회는 매년 비슷한 시기에 열리기때문에 일정이 뜨지 않았더라도 충분히 예상 가능하다.
출품 하지 않더라도 매년 참관이라도 하는게 새로운 정보를 얻는데 도움이 되기때문에, 가능한 업무/사업영역과 관련된 모든 박람회를 리스트화 해두고, 그 중 꼭 출품해야하는 박람회만 표시해두고 나머지는 사전참관신청을 하도록 한다.
사전참관신청은 보통 박람회 2~3주 전까지 가능하거나 전날까지 가능한 박람회도 있는데, 참관 신청을 신청해두면 입장료가 무료이기때문에 갈지 안갈지 몰라도 일단은 해두는것을 추천 ?
해외박람회는 참관도 출품도 어렵지만, 인터넷으로 정보라도 수집하기위해 리스트화해둔다.
02. 부스 계약
전시장마다, 박람회마다 조금씩 다르긴하지만 거의 비슷하기때문에 KIMES(국제의료박람회)기준으로 작성해보겠다.
보통은 반년전쯤 계약을하거나 전년도 참관기업일시에 할인이 10~30만원 내외로 들어간다.
또 미리 계약하면 원하는 부스 위치를 선점 할 기회도 먼저 생기기 때문에 어차피 갈거라면 미리 하는걸 추천 !
지역마다, 또는 기관마다 박람회비용을 지원해주기도 하는데 스타트업에서는 이점을 잘 활용해보면 좋겠다.
부스는 크게 독립부스와 조립부스로 구분된다.
KIMES(COEX)기준 독립부스는 1부스당 260만원 / 조립부스는 1부스당 310만원 (VAT 미포함)
조립부스는 이렇게 조립식 구조물을 세워주고 인포데스크와 의자, 멀티탭을 각 하나씩 제공한다.
독립부스는 저 크기의 땅만 제공하고, 직접 부스를 시공해야한다.
부스 시공과 관련해서는 준비사항이 좀 더 길어지기때문에, 다음에 다른 포스트로 작성하겠다.
무튼, 박람회 계약시에는 어떤제품으로 어떤 부스(조립/독립)를 몇개(보통은 1개, 2개, 5개, 10개 단위로 함) 할건지 정해야한다!
계약을 하고나면 박람회 담당자에게 선택 가능한 부스 위치를 알려달라고하고, 원하는 위치로 선점하는게 좋다.
주최측에서 미리 자리 선점하라고 알려주진 않는데, 자리 배정 잘못받으면 유동인구가 거의 없는데로 받을 가능성이 높기때문에 자리도 중요하다.
03. 계획 세우기
박람회 전 준비사항을 미리 계획해둔다.
나의 경우 일정 위주의 캘린더 하나, 물품 준비 위주의 리스트 하나 이렇게 두가지로 계획하고 진행한다.
이렇게 해두면 실수 없이 파악하기도 좋고, 팀원들과 공유하면서 같이 준비하고 크로스체킹하기도 좋다.
직원분들 중 혹시 센스있는 직원으로 거듭나고싶다면, 박람회장 인근 맛집을 미리 찾아두는걸 추천한다.
박람회기간에는 인근 식당이 엄청 붐비기때문에 미리 식당을 파악해두면 센스있다는 소리 들을 수 있다.
(하지만 나는 식당 찾는데에는 소질이 없어서..^^)
주변에 사무용품, 문구류 구매 가능한곳이나 복사가 가능한곳을 찾아두는것도 좋다.
꼭 〰️ 현장에 가면 뭐가 없거나 필요하거나 그렇더라.
04. 준비 리스트
부스 시공을 제외하고, 박람회 준비 항목은 크게 다음과 같다.
1) 홍보할 제품
2) 명함, 홍보자료, 배너, 현수막 등 인쇄물
3) 판촉물
4) 자체 준비 비품 - 사무용품 등
5) 대여 필요한 비품 - 전자기기 등
6) (타지방의경우) 숙소예약 및 교통편 마련
관련해서 다음에 자세한 포스팅을 따로 하겠다.
05. 온라인 박람회
키메스처럼 전시 규모가 큰 박람회는 모든 부스를 돌아다니면서 보기가 어렵기때문에, 대부분 박람회 사이트를 보고 미리 갈 곳을 정해서 관람한다.
그렇기때문에 박람회 사이트에 들어가는 우리 회사/제품 홍보 문구도 중요하므로 잘 작성한다.
06. 부스 세팅
대부분의 박람회는 수~금 또는 금~일 3일간 진행되거나, 목~일 4일간 진행되는 경우가 많다.
참관의 경우 그러하나, 출품의 경우 앞 뒤로 하루씩 더 박람회 기간으로 생각해야한다. 왜냐하면 세팅과 철거 시간이 필요하기 때문 .. !
박람회 개최 하루이틀 전부터 출품기업 직원은 출입이 가능하다. 또한 짐이 많을 경우 박람회장 안으로 차량 출입도 가능하다.
물론 박람회 당일 아침에도 한두시간정도 일찍 출입이 가능하나, 가능하다면 전날에 미리 세팅을 마칠것을 추천한다. 당일아침에는..정신없다..
미리 배치계획을 세워두고 가면 현장에서 우왕좌왕 할 일도 줄어들고, 챙겨야할 물품/비품도 파악되고 좋다!
07. 박람회 기간
박람회 기간에 부스에 앉아있어보면 생각보다 지루하고 할일이 없다.
몰리는 시간에만 몰리고, 그 외시간에는 사실 굉장히 따분하다.
다른 부스 구경도 다녀오고, 다른 업체와 명함을 주고받거나 미팅을 하는 등 시간을 활용해서 영업활동을 하면 좋지만 그래도 시간이 빈다.
그렇기때문에 업무용 노트북을 챙겨가는걸 추천한다.
그러나 박람회장은 대부분 와이파이가 잘 안터지기때문에 개인 핸드폰 핫스팟을 이용하거나, 박람회장 시공시 랜선을 빼놔달라고 해야한다. (비용이 발생한다)
08. 박람회장 철거
박람회장에서는 철거를 다음날 하라고 한다.
하지만 대부분의 업체는 오후 3~4시쯤이 되면 사부작사부작 철거를 시작한다.
이때 박람회 운영팀에게 통제를 당할 수 있으니 눈치껏 사부작사부작 정리해야한다 .. !
당일에 철거를 다 할 수 있으면 좋은데, 짐이 많거나 큰 집기가 있는 경우에는 당일 철거가 어려우면 다음날 해도 된다.
박람회장 마지막날 오후가되면 눈치를 엄청 잘 살펴야하는데, 사람들이 나갈때 우르르 몰려나가거나 뒤늦게 출발하면 주차장에 갖히거나 엘리베이터를 못탄다 .. 눈치보고 빠르게 나가거나 아예 늦게 나가야함.
09. 박람회 이후
박람회가 끝났다고 모든게 끝난게 아니다.
박람회에서 주고받은 명함을 정리하고, 명함을 받은 업체에는 따로 연락을 취하는게 좋다.
명함받은 업체와 사람을 리스트 화 해두고, 회사 홍보자료를 다시 한 번 메일로 발송해서 마무리.
구구절절 적어서 뭐가 많아보이는데, 그렇지않다.
다시 요약해보자면
1. 매년 초 또는 매년 말에 1년치 박람회 일정을 리스트업
2. 관람할 박람회와 출품할 박람회를 구분해두고 출품할 박람회는 사전계약/자리선점 (개최 6개월전쯤)
3-1. 독립부스의 경우 시공해야하므로, 3개월 전쯤부터 시공업체 컨텍하고 부스디자인
3-2. 조립부스의 경우 부스를 어떻게 꾸밀지 1~2달 전 쯤 미리 계획
4. 홍보물이 없는 경우 1개월 전 쯤 필요한 인쇄물 종류와 디자인, 수량을 파악/기획해서 박람회 1~2주전엔 받아보도록
5. 1개월 전 쯤 필요 물품/비품을 정리해서, 구매나 렌탈이 필요한 부분은 미리 업체 컨텍 및 제품 셀렉
타지역으로 가는 경우, 미리 대략적인 참여인원을 파악해서 교통편, 숙소도 예약해두어야함.
키메스같은 큰 규모의 전시는 박람회가 다가올수록 비용+거리+룸컨디션을 모두 고려 할 수 있는 숙소를 구하기가 쉽지않다. 단체의 경우 호텔측과 연락해서 미리 예약시 단체할인을 받을 수도있다 !
다음에는 부스 시공, 물품/비품/홍보물 준비에 관해서 자세히 글을 남겨보겠다 :)